Buchhaltung und Belege

• Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung (Anzahlung) und Teilrechnung und wie sieht die korrekte Rechnung aus?

  Die Abschlags-/Anzahlungsrechnung wird dem Kunden vor Leistungsbeginn in Rechnung gestellt.
  Eine weitere Anzahlungsrechnung kann auch während der Auftragsdurchführung gestellt werden, sofern die bereits erbrachte Leistung vom Kunden noch nicht abgenommen wurde.

  Die Höhe der Anzahlungen können in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) geregelt werden, z.B. 30% bei Auftragserteilung, 40% bei Montagebeginn.

  Die Umsatzsteuerschuld der Anzahlungsrechnung entsteht in dem Monat, in dem die Zahlung des Kunden eingeht und ist mit der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abzuführen. Siehe dazu auch §13 UstG

  
  Teilrechnung
  Die Teilrechnung wird für eine klar abgrenzbare Teil-Leistung erstellt, wenn die Teilleistung abgeschlossen ist und vom Auftraggeber abgenommen wurde. Als Nachweis kann ein vom Kunden unterschriebenes Abnahmeprotokoll dienen.

  Bitte beachten Sie die Sonderregelungen von Teilleistungen am Bau nach §13b (2) Nr. 4 UstG Reverse-Charge Verfahren, falls ihr Auftraggeber Unternehmer ist, muss der leistende Unternehmer eine Rechnung ausstellen, die keine Steuer ausweist. Andernfalls schuldet er die zu Unrecht ausgewiesene Steuer dem Finanzamt. Auf der Rechnung ist der Satz: „Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger nach §13b (2) Nr. 4 UstG“ anzudrucken.

  Die Umsatzsteuer
  Je nachdem ob ihr Unternehmen vom Finanzamt als Istbesteuerer oder Sollbesteuerer eingestuft wurde, ist die Entstehung (Zahlung) der Umsatzsteuer für Teilrechnungen unterschiedlich zu betrachten.

  Ist-Besteuerung §20 UstG nach vereinnahmten Entgelten:
  Die Umsatzsteuerschuld entsteht in dem Monat (Voranmeldezeitraum) in dem der Kunde die Rechnung bezahlt hat und ist mit der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abzuführen.

  Soll-Besteuerung § 16 Abs. 1 Satz 1 nach vereinbarten Entgelten:
  Die Steuer entsteht, soweit nicht § 20 UstG gilt, nach vereinbarten Entgelten.
  Die Umsatzsteuerschuld entsteht dann, wenn die Teil-Leistung vollständig erbracht wurde und ist mit der nächsten
  Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abzuführen. Siehe auch §13 Nr. 1a UstG

  Schlussrechnung
  Die Umsatzsteuer aus den Abschlags- bzw. Teilrechnungen muss in der Schlussrechnung neben den Nettobeträgen der Anzahlung ausgewiesen werden.
  Falls dies nicht beachtet wird, schuldet man aufgrund unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer, die Umsatzsteuer aus den Anzahlungen erneut dem Finanzamt.

  Eine korrekte Schlussrechnung muss die Zahlungen der Abschlags- bzw. Teilrechnungen enthalten und sieht wie folgt aus:

  Gesamtsumme des Auftrags netto                                       10.000 €
  Umsatzsteuer 19%                                                                      1.900 €

  Gesamtsumme brutto                                                             11.900 €

  Abzgl. Anzahlung / Teilrechnung 1 netto                              2.000 €
  davon abzgl. 19% Ust                                                                    380 €

  Abzgl.  Brutto Anzahlung / Teilrechnung 1                           2.380 €

  Verbleibende Restzahlung netto                                            8.000 €
  davon 19% Ust                                                                            1.520 €

  Zu zahlender Restbetrag brutto                                           9.520 €

  Bei der Schlussrechnung ist darauf zu achten, dass sowohl der Nettobetrag wie auch die Umsatzsteuer der Anzahlungen offen vom Gesamtbetrag abgesetzt werden.

  Es genügt also nicht, die bereits geleistete Anzahlung von 2.380.- EUR vom Rechnungsbetrag abzuziehen, weil sonst die Umsatzsteuer i.H.v.  380.- EUR aus der Anzahlungsrechnung und zusätzlich die 1.900.- EUR aus der Schlussrechnung geschuldet werden.

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• Welche Mindestinhalte müssen Rechnungen für Bewirtungen aufweisen, um als Betriebsausgaben für geschäftliche Anlässe zu gelten?

  Dazu passend wurden vom Bundesfinanzministerium heute (1.7.2021) die Mindestinhalte von Rechnungen,
  die Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass betreffen, in verschärfter und aktualisierter Form bekannt gegeben.
  Ihre Erfüllung bedingt den Betriebsausgabenabzug.

  An Bewirtungsrechnungen mit einem Betrag von mehr als 250 € werden aus ertragsteuerlicher Sicht detailliertere Anforderungen gestellt als bisher. Ausdrücklich erwähnt werden nunmehr beispielsweise Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Steuernummer (bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Umsatzsteuerlich ist das bei Rechnungen an sich schon lange eine Selbstverständlichkeit. Das Ausstellungsdatum und die Leistungsbeschreibung müssen künftig selbst auf Bewirtungsrechnungen mit bis zu 250 € (Kleinbetragsrechnungen) vermerkt sein.
  Entsprechend dem technologischen Wandel wurden die Aufzeichnungsbedingungen bei elektronischen Kassensystemen neu aufgenommen. Bewirtende Personen (Rechnungsempfänger) sollten sich vergewissern, ob derartige Belege wenigstens mit einer Transaktionsnummer, Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen worden sind. Dann kann man darauf vertrauen, dass von Kassensystemen ausgestellte Rechnungen ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden sind. Auch im elektronischen Zeitalter geht es offenbar nicht ganz ohne analoge Prüfung.

  
  Erhöhte Wachsamkeit im Forderungsmanagement! Etwa 20% der mittelständischen Unternehmen sind aufgrund der wirtschaftlichen Folgen der Corona-Pandemie derzeit existenziell bedroht (so eine jüngere Auswertung der KfW). Mehr als die Hälfte der Insolvenzen des ersten Halbjahrs 2021 betraf Kleinstunternehmen. Stark zugenommen hat überdies die Zahl der Privatinsolvenzen (laut Creditreform-Analysen). Das sind nur einige von weiteren Warnsignalen, auf die Dr. Hillmer anhand aktueller Untersuchungen aufmerksam macht.
  Rechnungswesenverantwortliche von Unternehmen mit vergleichbaren Kundenkreisen sollten die Bonität ihrer Außenstände (bei den Debitoren) sorgfältig überprüfen, Liefer- und Zahlungsbedingungen anpassen (z.B. Ratenzahlungen einführen, maximale Betragshöhe der Außenstände fixieren), regelmäßig Wirtschaftsauskünfte einholen, Forderungsausfallversicherungen (insbesondere Warenkreditversicherung) abschließen usw. „Vorsicht ist die der Rücksicht zugewandte Seite der Umsicht“ (Peter E. Schumacher).

  Quelle: Maier-Siegert, BC-Redaktion

Gewinn und Steuern

• Wann reduzieren Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe den Unternehmensgewinn?

  Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass (in einem Bewirtungsbetrieb): Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug

  Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Senior Business Audit Manager, London (E-Mail: c.thurow@thurow.co.uk)

  BMF-Schreiben vom 30.6.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003:003; DOK 2021/0748446

  Für den Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben ist vom Steuerpflichtigen ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen zeitnah anzufertigen. Erfolgt die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb, so ist außerdem die Bewirtungsrechnung beizufügen.

  In seinem aktuellen Schreiben konkretisiert das Bundesfinanzministerium (BMF) die Mindestinhalte der Bewirtungsrechnung. Dabei gelten Erleichterungen für Kleinstbetragsrechnungen, also Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 €.

  Die Mindestinhalte der Bewirtungsrechnung umfassen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (gilt nicht für Kleinstbetragsrechnungen)
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer (gilt nicht für Kleinstbetragsrechnungen)
  • Leistungsbeschreibung: Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung müssen separat angegeben werden. Allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ reichen nicht aus, wohl aber zuordenbare Bezeichnungen wie „Tagesmenü 1“ oder „Lunch-Buffett“.
  • Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung). Achtung! Handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel reichen nicht aus.
  • Rechnungsbetrag: Das Trinkgeld kann auf der Rechnung ausgewiesen werden. Ansonsten kann das Trinkgeld vom Empfänger auch direkt auf der Rechnung quittiert werden.
  • Name des Bewirtenden: Dies gilt nicht für Kleinstbetragsrechnungen. Der Name kann handschriftlich vom leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) auf der Rechnung vermerkt werden.

  Auch für die Erstellung von Bewirtungsrechnungen setzt das BMF-Schreiben einige Mindeststandards. Hierbei geht es vor allem um den Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, welches den Anforderungen des § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 KassenSichV genügen muss. Der bewirtende Steuerpflichtige (Rechnungsempfänger) kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der vom elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg

  • mit einer Transaktionsnummer
  • der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder
  • der Seriennummer des Sicherheitsmoduls

  versehen wurde. Werden die Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt – etwa bei einer größeren Feier – abgerechnet oder sind in dem Bewirtungsbetrieb nur unbare Zahlungen möglich, so reicht in der Regel der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung anstelle eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion aus.

  Bei der Ausgabe von Verzehrgutscheinen genügt für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine.

  Des Weiteren enthält das BMF-Schreiben Angaben zum digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg. Ein digitaler Eigenbeleg ist digital erstellt, während ein digitalisierter Eigenbeleg zunächst in Papierform vorlag und dann digitalisiert wurde. Der digitale bzw. digitalisierte Eigenbeleg und die Bewirtungsrechnung müssen durch einen Gegenseitigkeitshinweis nachvollziehbar verbunden sein, z.B. durch einen eindeutigen Index, Barcode. Auch in digitaler Form gelten die Anforderungen an eine zeitnahe Dokumentation der Unterschrift (digitale Signatur) sowie die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

  Die oben genannten Anforderungen gelten grundsätzlich für Bewirtungen im In- und Ausland. Kann der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass im Ausland keine vollständige Rechnung erhältlich war, so genügt die mangelhafte ausländische Rechnung, auch wenn diese nicht alle Pflichtangaben beinhaltet. Besteht in dem Bewirtungsland keine Pflicht zur maschinellen Rechnungserstellung, so ist auch eine handschriftliche Rechnung zu akzeptieren.

  Praxishinweise:

  • Die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (u.a. zum Abschluss von Verträgen) dürfen den Gewinn nur um 70 % mindern (vgl. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG). Geschäftlich veranlasst ist sogar die Bewirtung von Arbeitnehmern von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen (z.B. Mutter- oder Tochterunternehmen) und von mit ihnen vergleichbaren Personen (vgl. EStR 4.10 Abs. 7 S. 2). Thurow: Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass (in einem Bewirtungsbetrieb): Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug(BC 2021, 358)

  • Lediglich die rein betriebsinterne Arbeitnehmerbewirtung unterliegt keiner Abzugsbeschränkung (z.B. bei Betriebsausflügen, Weihnachtsfeiern, vgl. EStR 4.10 Abs. 7 S. 1). Sofern z.B. Außenprüfer des Finanzamts bewirtet werden, ist es strittig, ob eine betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung vorliegt.
  • Wichtig! Bewirtungsaufwendungen sollten einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (z.B. in einer gesonderten Spalte für Betriebsausgaben oder als gesonderte Eintragungen in einem dafür geführten Verzeichnis).
  • Um die betriebliche bzw. geschäftliche Veranlassung nachweisen zu können, sind (gemäß § 4Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG) folgende schriftliche Angaben zu machen:
    • Ort der Bewirtung,
    • Tag der Bewirtung,
    • Teilnehmer,
    • Anlass der Bewirtung sowie
    • Höhe der Aufwendungen.
  • Bei Bewirtungen in Gaststättengenügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung (gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG).
  • Nicht ausreichend beim Nachweis der betrieblichen Veranlassung von Geschäftsbeziehungen sind hierbei allgemein gehaltene Angaben wie
    • Arbeitsgespräch,
    • Infogespräch,
    • Hintergrundgespräch,
    • Geschäftsessen oder
    • Kontaktpflege

  Darüber hinaus reicht es nicht aus, zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung einer geschäftlichen Bewirtung lediglich die Namen und die Funktion der bewirteten Personen aufzuführen.

  • Auch für geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen ist – unabhängig von der einkommensteuerlichen Behandlung – der volle Vorsteuerabzug zulässig (vgl. § 15 Abs. 1a S. 2 UStG). Selbst bei Bewirtungsaufwendungen, die ertragsteuerlich wegen des Nichteinhaltens von Formvorschriften nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können (§ 4 Abs. 7 EStG), kommt es nicht zu einem Verlust des Vorsteuerabzugs (vgl. UStAE 15.6 Abs. 2 S. 5, Abs. 6). So ist beispielsweise für den Vorsteuerabzug die Angabe „Speisen und Getränke“ ausreichend.

  Quelle: BC 2021 Heft 8, S. 358

Bilanzierung und GuV

• Wie bilanziert man ERP-Software?

  Wie bilanziert man ERP-Software?

  Sofern eine Aktivierung als selbsterstellter immaterieller Vermögensgegenstand erfolgt, wären die Kosten der Betriebsbereitschaft ebenfalls zu aktivieren. Neben den Aufwendungen für die Implementierung würden z.B. auch EDV-Beratung und Schulungsmaßnahmen hierunter fallen. Werden jedoch vierteljährliche Lizenzzahlungen für die Nutzung der ERP-Software entrichtet, scheidet eine Aktivierung des Nutzungsrechts an der Software aus, so das Finanzgericht München. Es liege ein schwebendes Geschäft vor, das nicht aktiviert werden könne. Infolgedessen greift dann auch für die Betriebsbereitschaftskosten ein Aktivierungsverbot.
  Software – „weiche Bilanzierungs-Ware“? Der BFH wird zu entscheiden haben, ob das zu bejahen ist. Übrigens: Dergleichen Software-Aktivierungsstreitfragen sind steuerlich ohnehin (vorläufig) nur noch einer „Rückspiegel-Betrachtung“ wert. Denn angeschaffte oder hergestellte ERP-Softwarelösungen, für die steuerbilanziell bislang eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vorgeschrieben war, dürfen seit Neuem rückwirkend zum 1.1.2021 in vollem Umfang als Betriebsausgaben angesetzt werden (vgl. u.a. Jüttner, BC 2021, 180 ff., Heft 4).

  Quelle: BC-Newsletter vom 24.06.2021
• Wann muss eine ERP Software und der Implementierungsaufwand aktiviert werden?

  FG München, Urteil vom 4.2.2021, 10 K 3084/19 (Revision zugelassen)
  Betriebsbereitschaftskosten sind grundsätzlich zu aktivieren. Dies umfasst auch die Implementierungskosten einer Software. Doch teilen diese in der Regel das Schicksal der Anschaffungs(haupt-)kosten, wie das Finanzgericht (FG) München klarstellt.

  Problemstellung
  Eine Unternehmensgruppe führte eine individualisierte SAP-Systemlandschaft von einer darauf spezialisierten Firma ein. Für die Nutzung der Systemlandschaft waren quartalsweise Lizenzzahlungen zu leisten. Die Implementierung wurde von der Entwicklungsfirma vorgenommen.

  Aus Sicht des Finanzamts waren die Kosten für die Implementierung als Betriebsbereitschaftskosten den Anschaffungskosten zuzurechnen und zu aktivieren. Nach Auffassung der Klägerin hingegen stellt die individualisierte Implementierung kein eigenständiges Wirtschaftsgut dar, sodass eine Aktivierung ausscheidet.

  
  Lösung
  Auch das FG München sieht im vorliegenden Fall keinen Anlass zur Aktivierung der Implementierungskosten. Zwar sind grundsätzlich die Kosten für die Implementierung angeschaffter Software als Betriebsbereitschaftskosten zu den Anschaffungskosten für das Nutzungsrecht an der Software zu aktivieren. Entscheidend hierfür ist aber, dass die Software selbst aktivierungsfähig ist. Dies ist nicht der Fall, wenn für das Nutzungsrecht an der Software laufende Entgelte zu zahlen sind, da dann ein schwebendes Geschäft vorliegt. Dessen Anschaffungskosten dürfen nach den Grundsätzen für schwebende Geschäfte nicht aktiviert werden.

  Weil im Ausgangsfall vierteljährliche Lizenzzahlungen für die Nutzung anfallen, liegt ein solches schwebendes Geschäft vor und eine Aktivierung des Nutzungsrechts an der Software als immaterielles Wirtschaftsgut scheidet aus. Das Aktivierungsverbot der Anschaffungs(haupt-)kosten wirkt sich auch auf die Betriebsbereitschaftskosten aus.

  Auch eine Aktivierung der Implementierungsleistung als selbstständiges – von dem Nutzungsrecht an der Software verschiedenes – Wirtschaftsgut kommt in der Regel nicht infrage. Die Implementierung ist ohne das Nutzungsrecht wertlos und stellt somit kein vom Nutzungsrecht zu unterscheidendes Wirtschaftsgut dar. Es fehlt an einer selbstständigen Bewertbarkeit.
  Somit sind die Implementierungskosten im Ausgangsfall direkt als Aufwand zu erfassen.

  Quelle: BC 2021 Heft 7, S. 308